آموزش نوشتن درخواست ارائه طرح پیشنهادی اپلیکیشن (RFP)

• مطمئن شوید که نیازها و اهداف خود را به دقت تعریف کرده‌اید.
• مشخص کنید که آیا احتیاج به محصول، خدمات یا پروژه خاصی دارید.
• تعیین کنید که کدام اجزا برای شما حیاتی هستند (مانند زمان تحویل، کارایی، قیمت و غیره).

تحقیقات اولیه در فرآیند نوشتن RFP به مرحله‌ای اشاره دارد که در آن شما برای تعیین نیازها و اهداف خود، اطلاعات مورد نیاز را جمع‌آوری و تحلیل می‌کنید. این مرحله یکی از مهم‌ترین بخش‌های نوشتن RFP است، زیرا پایه‌های اصلی پروژه در این مرحله تعیین می‌شوند

تعریف و ادراک واضح از نیازها:

• اولین گام در تحقیقات اولیه این است که نیازها و مشکلات دقیقی که می‌خواهید با استفاده از پروژه حل کنید را شناسایی کنید.
• این نیازها باید با وضوح و دقت تعریف شوند تا به عنوان پارامترهای اصلی در RFP درج شوند

تعیین اهداف و محدودیت‌ها:

• تعیین کنید که با اجرای این پروژه چه اهدافی دنبال می‌شود. این اهداف ممکن است افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها، تولید یک محصول خاص و غیره باشند.
• همچنین باید محدودیت‌ها و مشروطیت‌های مرتبط با پروژه را مشخص کنید. این ممکن است محدودیت‌های زمانی، مالی، تکنولوژیکی و غیره باشد.

بررسی بازار و رقبا:

• اطلاعات مرتبط با بازار مورد نظر خود را جمع‌آوری کنید. این شامل اطلاعات درباره روند‌ها، تغییرات و فرصت‌های بازار است.
• همچنین رقبا و مشابهت‌های پروژه‌های دیگر را مورد بررسی قرار دهید. این به شما کمک می‌کند تا مشخص کنید که چگونه پروژه شما متمایز خواهد شد.

مشخص کردن استراتژی و رویکرد پروژه:

• تصمیم بگیرید که پروژه به صورت داخلی اجرا می‌شود یا به شرکت‌ها و تیم‌های خارجی سپرده می‌شود. همچنین مشخص کنید که آیا می‌خواهید از یک تیم تخصصی یا یک تیم چندتخصصی استفاده کنید.

جمع‌آوری اطلاعات و منابع مورد نیاز:

• تصمیم بگیرید که چه نوع منابع و اطلاعاتی برای اجرای پروژه لازم است. این ممکن است شامل ابزارهای نرم‌افزاری، تجهیزات فنی، دانش فنی و غیره باشد.

ارزیابی و تضمین مالیاتی و حقوقی:

• مطمئن شوید که پروژه شما در توجیه اقتصادی مناسبی قرار دارد و تا حد امکان از نظر حقوقی و مالی مشکلی پیش نمی‌آید.

تحلیل ریسک‌ها:

• شناسایی و ارزیابی ریسک‌های مرتبط با پروژه را انجام دهید و راهکارهایی برای مدیریت این ریسک‌ها تدوین کنید.

ثبت و ثبت‌نام مستندات:

• تمامی اطلاعات جمع‌آوری شده را ثبت کنید و مستندات لازم برای تهیه RFP را تهیه کنید.

تحقیقات اولیه این امکان را به شما می‌دهد که پایه‌های قوی برای نوشتن RFP خود داشته باشید و اط

تعریف دقیق اهداف پروژه یکی از مراحل بسیار حیاتی است. اهداف باید بسیار واضح، مفهومی و قابل اندازه‌گیری باشند تا توسعه‌دهندگان بتوانند پیشنهادات خود را با توجه به این اهداف ارائه دهند.

وضوح و شفافیت:

اهداف باید بسیار واضح و روشن باشند تا توسعه‌دهنده بتواند مفهوم دقیقی از انتظارات شما داشته باشد.

تغییرپذیر و اندازه‌پذیر:

اهداف باید به راحتی قابل بازنویسی و اندازه‌گیری باشند. بهتر است از اهداف کمتر و اساسی‌تر استفاده کنید تا از پیچیدگی‌ها و ابهامات جلوگیری شود.

محورهای اصلی اهداف:

تعریف کنید که اهداف شما به چه محورهایی تمرکز دارند. مثلاً توسعه نرم‌افزار، بهبود عملکرد، افزایش تجربه کاربری و غیره.

پارامترهای کمی و کیفی:

مشخص کنید که هر هدف باید با چه پارامترهایی اندازه‌گیری شود و معیارهای کیفیتی چگونه باید حاصل شوند.

مهلت‌ها و زمان‌بندی:

مشخص کنید که هر هدف باید در چه زمانی و با چه مهلتی اجرا شود.

موارد مورد انتظار:

توضیح دهید که هر هدف باید چه نتایج و خروجی‌هایی داشته باشد.

تأثیر بر کسب و کار:

مشخص کنید که هر هدف چگونه به بهبود کسب و کار و اهداف کلان سازمان کمک می‌کند.

با توجه به تعریف دقیق اهداف در یک RFP، توسعه‌دهندگان به راحتی می‌توانند پیشنهادات خود را با توجه به نیازها و اهداف شما ارائه دهند. این برای اطمینان حاصل کردن از اجرای موفقیت‌آمیز پروژه بسیار حائز اهمیت است.

بخش تعریف موارد و الزامات (Scope of Work) در مستند RFP (درخواست پیشنهاد)، شامل شرح دقیق و واضح از وظایف، خدمات و فعالیت‌هایی است که از پیمانکار یا تیم پروژه انتظار می‌رود. این بخش بسیار مهم است زیرا تعیین محدوده کار به درستی، موجب افزایش شفافیت و جلوگیری از ابهامات می‌شود.

در زیر مراحل توضیح بخش تعریف موارد و الزامات در RFP داده شده است:

مقدمه:

• در این بخش، با یک توضیح کوتاه به پروژه و هدف‌های آن وارد می‌شویم.

شرح کلی پروژه:

• توضیح دهید که پروژه به چه هدفی خدمت می‌کند و چگونه از آن استفاده می‌شود.

وظایف و فعالیت‌ها:

• فهرستی از تمام وظایف و فعالیت‌هایی که از پیمانکار یا تیم پروژه می‌خواهید را آماده کنید.
• هر فعالیت باید به صورت واضح و کامل توضیح داده شود.

تقسیمات زمانی:

• مشخص کنید که هر فعالیت یا وظیفه در چه زمانی باید انجام شود.
• این شامل تاریخ‌های شروع و پایان هر وظیفه است.

تحویل محصولات یا خدمات:

• بیان کنید که چه نوع محصولات، خدمات یا نتایجی از پروژه انتظار دارید.

معیارهای کیفیت و عملکرد:

• توضیح دهید که چه پارامترهایی برای ارزیابی کیفیت و عملکرد پروژه در نظر گرفته می‌شوند.

الزامات فنی:

• اطلاعات تکنیکی مرتبط با پروژه را مشخص کنید. این ممکن است شامل استانداردها، فناوری‌ها و نیازهای سخت‌افزاری/نرم‌افزاری باشد.

الزامات مالی:

• مشخص کنید که چگونه پرداخت‌ها انجام خواهند شد و چه مدت‌زمانی انتظار دارید.

الزامات حقوقی و قانونی:

• موارد مرتبط با قوانین و مقررات مرتبط با پروژه را ذکر کنید. این می‌تواند شامل مسائل مربوط به حق تکثیر، مالکیت فکری و غیره باشد.

مستندات مورد نیاز:

• اگر هر گونه مستندات، گواهی‌نامه‌ها یا اطلاعات اضافی مورد نیاز است، آنها را در اینجا ذکر کنید.

پارامترهای ارزیابی:

• مشخص کنید که پروژه چگونه ارزیابی خواهد شد و معیارهای اصلی که در این ارزیابی استفاده می‌شوند چیستند.

توضیحات دقیق و کامل در بخش تعریف موارد و الزامات موجب می‌شود که پیمانکاران و تیم‌های مختلف به دقت درک کنند که چه کارهایی باید انجام دهند و چگونه موفقیت پروژه اندازه‌گیری می‌شود.

تاریخ مهلت ارسال پیشنهاد (Deadline for Proposal Submission) در مستند RFP (درخواست پیشنهاد)، زمان نهایی است که پیشنهادها باید توسط پیمانکاران یا تیم‌های مختلف ارسال شوند. این تاریخ بسیار مهم است و تعیین می‌کند که چه زمانی باید پیمانکاران به شما پیشنهاد خود را ارائه کنند.

در توضیح تاریخ مهلت ارسال پیشنهاد، موارد زیر می‌توانند مورد توجه قرار گیرند:

تعیین تاریخ و زمان دقیق:

• تاریخ و زمان دقیقی که پیشنهادها باید تا آن زمان ارسال شوند، باید به صورت دقیق و روشن در RFP ذکر شود.

رعایت زمان‌بندی پروژه:

• تاریخ مهلت ارسال پیشنهاد باید با توجه به زمان‌بندی کلی پروژه معین شود. اطمینان حاصل کنید که این تاریخ به پیمانکاران کافی برای آماده‌سازی پیشنهاد اجازه می‌دهد.

توجیه تاریخ مهلت:

• در RFP، دلیل و توجیهی برای تعیین تاریخ مهلت ارسال پیشنهاد بیان شود. این می‌تواند مبتنی بر زمان‌بندی پروژه، اولویت‌های سازمان یا موارد دیگر باشد.

قابلیت تمدید مهلت:

• در صورت لزوم، مشخص کنید که آیا امکان تمدید مهلت ارسال پیشنهاد وجود دارد یا خیر. اگر این امکان وجود دارد، شرایط تمدید نیز باید ذکر شوند.

ارتباطات و اطلاع‌رسانی:

• توضیح دهید که چگونه پیمانکاران از تغییرات در تاریخ مهلت مطلع می‌شوند و این اطلاعات چگونه منتشر می‌شوند.

تاثیر تاخیر در مهلت:

• بیان کنید که اگر پیمانکاری پیشنهاد خود را در تاریخ مهلت ارسال نکند، چه تاثیراتی بر امکان برنده شدن او در پروژه وجود خواهد داشت.

تنوع و انعطاف:

• در برخی موارد، ممکن است نیاز به انعطاف در مورد تاریخ مهلت ارسال پیشنهاد وجود داشته باشد. این امکان را در نظر بگیرید و شرایط لازم را در RFP ذکر کنید.

ارتباطات اضافی:

• اطلاعات تماس فرد یا تیم مسئول برای ارتباطات و سوالات مرتبط با مهلت ارسال پیشنهاد را فراهم کنید.

با توجه به اهمیت مهلت ارسال پیشنهاد، اطمینان حاصل کنید که تاریخ مشخص شده به پیمانکاران کافی برای آماده‌سازی و ارسال پیشنهادها می‌دهد و همچنین به تناسب با زمان‌بندی کلی پروژه باشد.